|
|
Samenvatting Projectmatig werken
Artikel
1
Projectmatig werken houdt in: zeggen wat
je doet en doen wat je zegt
een project (definitie);
- is eenmalig en daarmee tijdelijk.
- Levert een concreet vooraf gesproken resultaat waaraan bepaalde toetsbare
eisen zijn gesteld
- Heeft een duidelijk afgesproken begin- en einddatum
- Werkt binnen heldere kaders: beschikbare middelen, tijd, geld en mensen;
- Heeft een opdrachtgever, een projectleider en een projectteam dat het project
uitvoert.
Een projectgroep die projectmatig werkt werkt als volgt:
Fase
|
Kernwoord |
Omschrijving |
|
Initiatieffase |
Idee |
Beschrijving
van het idee |
De overgang tussen de verschillende fasen zijn beslismomenten die ook wel “Go-No go’ momenten worden genoemd. De opdrachtgever wordt bij deze “go-No go’ momenten betrokken
Een project is resultaatgericht d.w.z. dat in projecten niet telt of er een inspanning is gedaan, maar of het resultaat er op tijd is. Je zou ook wel kunnen zeggen het (belabberde) resultaat is belangrijker dan inspanning. In veel schoolorganisaties is deze laatste denk- en werkwijze nog tamelijk nieuw.
Als een project rendabel wil zijn moet het resultaat voldoen aan een behoefte. Daarom wordt in de definitiefase onderzocht wat de probleemstelling van het project is. Wat was de aanleiding voor het project, waar komt de wens vandaan om te komen tot het genoemde resultaat? Hoe beter dat in kaart is gebracht, hoe groter de kans dat het projectresultaat de oplossing is voor het knelpunt.
Om het project beheersbaar te houden zullen er een aantal aspecten voortdurend in de gaten gehouden moeten worden. Deze aspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie staan los van de inhoudelijke activiteiten. Een toelichting:
tIJD
Hier gaat het om afspraken over
de start van het project, de duur van het project (einddatum), het aantal
mensuren en de benodigde capaciteit Deze afspraken zijn gedetailleerd voor de
korte termijn en globaal voor het vervolg. Hoe meer onzekerheden er in het
project aanwezig zijn, hoe groter de marge gekozen wordt.
geld
Op basis van aantal mensuren en benodigde middelen is te berekenen wat het
uitvoeren van het project kost.
kwaliteit
In elk project worden ook afspraken gemaakt over de kwaliteit van het minimum te
behalen resultaat. Dit resultaat moet meetbaar zijn.
informatie
Om ervoor te zorgen dat het
resultaat rendabel is moet er een draagvlak zijn onder diegenen zijn die ermee
gaan werken. Tijdig deze groep op de hoogte brengen en houden is van wezenlijk
belang. Je zult hiervoor weer systematisch moeten werken wat kan resulteren in
een communicatieplan = een nieuw projectplan (?).
organisatie
Het moet vastgelegd worden wie
er aan de projectgroep deelnemen, wat hun rol daarbij is en wat hun
verantwoordelijkheid is.
De vijf hierboven beschreven beheersaspecten, hangen nauw met elkaar samen. Het heeft geen zin meer geld in een project te investeren als de informatievoorziening rond het project niet in orde is, het projectresultaat zal daardoor niet verbeteren.
Artikel 2
1.
De
opdrachtgever en de projectleider
De opdrachtgever heeft
belang bij het resultaat en kan aangeven wat het belang is van het resultaat
voor de organisatie. Hij ruimt
hiervoor tijd in door:
- overleg te voeren
- nauw contact met de projectleider te
houden
- voldoende draagvlak in de organisatie te zorgen
- voldoende faciliteiten en capaciteit (mensen) beschikbaar te stellen
De opdrachtgever is de
geldschieter van het project en bepaald het gewicht van het project binnen de
organisatie.
De opdrachtgever zoekt een opdrachtnemer die het projectresultaat realiseert. Tijdens de uitvoering laat de opdrachtgever zich door de projectleider informeren over de voortgang. Hijzelf neemt beslissingen omtrent de voortgang.
De opdrachtgever verwacht
van de projectleider dat hij:
- het project aanstuurt
- regelmatig overleg met opdrachtgever zowel als projectteamleden voert
- problemen en knelpunten zelf oplost
- beslisdocumenten, dilemma’s en keuzes maakt en die kan verwoorden/
verantwoorden
- advies kan geven aan zowel de opdrachtgever als de projectteamleden
- verwachtingen waaraan hij niet kan voldoen, meldt bij de opdrachtgever
- de begroting maakt
- een hecht projectteam creëert
De projectleider neemt van de opdrachtgever een opdracht aan. Belangrijkste voorwaarde: actieve acceptatie. Alle contacten lopen via de projectleider.
De rolverdeling opdrachtgever – projectleider kan lastig zijn: de opdrachtgever is binnen de organisatie de leidinggevende van de projectleider die leidinggevende is binnen het project.
De projectleider:
- stelt de teamleden in staat het projectresultaat binnen de afspraken te laten
verlopen
- hoeft geen werk uit te voeren en levert derhalve geen direct resultaat aan het
project. (Bij knelpunten kan de projectleider wel een bijdrage leveren.)
Verwachtingen van de
projectleider (naar zowel opdrachtgever als projectteamleden):
- een duidelijke opdracht van de opdrachtgever (vanuit eigen ervaring kan de
projectleider hierbij adviseren)
- de opdrachtgever hecht belang aan de opdracht
- de teamleden:
-
werken vanuit inhoudelijke betrokkenheid
- tonen verantwoordelijkheid voor de
realisatie van het project
- houden hun project uren bij
- rapporteren knelpunten
2. De
Projectteamleden
Zij zijn de werkelijke
‘producenten’. Zij moeten de inhoudelijke deskundigheid met elkaar delen.
Verwachtingen van de
projectteamleden:
- inbreng te kunnen leveren
- voldoende tijd en faciliteiten
- in projecttijd geen andere activiteiten
ICT-coördinator
Wat is de rol van de ICT-coördinator?
De ICT-coördinator kan zich profileren als
- opdrachtgever
Dit hangt af van de plaats van de ICT-coördinator binnen de schoolorganisatie.
- projectleider
Via deze weg kan hij projectmatig werken op school introduceren.
- begeleider van projectteams
Wanneer hij ervaring heeft met projectmatig werken, kan hij vanuit dat oogpunt
de projectleden coachen.
- ICT-coördinator
De schakel tussen alle soorten deskundigheid en belangen: onderwijsinhoudelijk,
technisch, financieel, organisatorisch.
Projectmatig werken
- samenwerkingsvaardigheden
- communicatieve vaardigheden
Bovenden ontdekken zij dat ze als team tot meer in staat zijn dan als individu.
Ook kan de kijk op de organisatie veranderen, waardoor hun professionaliteit toe
neemt.
Projectmatig werken biedt nieuwe ontplooiingsmogelijkheden binnen een organisatie.